Implementasi MYOB - 4 : Persiapan Data Dasar

Implementasi MYOB - 4 : Persiapan Data Dasar

Kontribusi dari A Pay
Diperbaharui : April 2008

Setelah anda membuat file data baru, langkah berikutnya adalah memasukkan data-data dasar dan mengaturnya sehingga sesuai dengan sistem kerja yang ingin diterapkan. Beberapa data dasar utama yang harus disiapkan adalah Daftar Perkiraan (Chart of Accounts), Daftar Pelanggan, Supplier dan Karyawan serta Daftar Item/Barang.
Untuk mempersiapkan data dasar secara baik, anda perlu mengetahui field-field data yang diperlukan untuk setiap jenis data, dan cara termudah untuk mendapatkannya adalah dengan melakukan ekspor data melalui menu File > Export Data > , dengan cara ini anda akan mendapatkan struktur data dalam format Text File. Untuk mempermudah penyusunan, buka Text File menggunakan aplikasi spreadsheet, misalnya MS Excel.

Chart of Accounts / Daftar Perkiraan
Tidak seluruh field data tersebut kita butuhkan dalam proses persiapan data dasar, pada data daftar perkiraan (CoA), field/kolom yang anda perlukan, antara lain :
Account Number, Kolom ini merupakan Key Field untuk data daftar perkiraan, berisi no. perkiraan yang terdiri dari 5 (lima) angka, dengan angka pertama menunjukkan kelompok perkiraan yang diwakilinya.

Account Name, Kolom Nama Perkiraan

Header, Berikan huruf H untuk Header Account, Kosongkan untuk Detail Account Cheque Privileges, Untuk perkiraan Kas/Bank berikan huruf C, sehingga perkiraan tersebut akan muncul dalam daftar pilihan perkiraan penerima/ sumber pembayaran.
Untuk daftar perkiraan yang menyertakan perkiraan dalam mata uang asing, anda perlu menambahkan minimal kedua field di bawah ini : Currency Code, menunjukkan kode mata uang.
Exchange Account, menunjukkan perkiraan penyeimbang nilai tukar (akan dijelaskan pada manual implementasi selanjutnya).
Pada data daftar perkiraan di atas field Account Number merupakan Key Field. Field ini harus mempunyai data (Required Field) dan MYOB akan menggunakan data pada kolom ini sebagai pedoman dalam proses impor data. Anda tidak boleh mempunyai data yang sama pada field/kolom ini pada baris data yang berbeda (data pada kolom ini harus unik). Perbaikan pada key field tidak dapat dilakukan melalui proses impor, anda harus melakukannya secara manual pada program MYOB.Daftar KaryawanData berikutnya yang perlu anda siapkan adalah daftar karyawan, minimal daftar wiraniaga/ salesman, yang akan digunakan dalam penyusunan daftar pelanggan, memiliki field (Key Field) : Last Name, Nama Keluarga / Belakang Karyawan.

Bila anda memerlukan filter untuk melakukan pengelompokkan data, sehingga anda bisa melakukan analisa maupun membuat laporan secara lebih rinci, anda dapat menggunakan kolom :
- Custom List 1 sampai 3, digunakan untuk menampung data yang akan digunakan sebagai filter dalam pembuatan laporan dan analisa. Misalnya : Departemen, Group Penjualan, (Spons, Spring), Wilayah pemasaran, dll.
- Identifiers, Selain menggunakan custom list, anda dapat menggunakan identifier sebagai filter dalam pelaporan dan analisa. Contohnya bila anda mengisikan AF pada field identifiers seorang karyawan penjualan / salesman, dan A misalnya mewakili produk Elektronik, dan F mewakili area Bandung Utara, maka salesman masuk dalam kelompok Salesman barang elektronik untuk area Bandung Utara. Dalam pembuatan pelaporan anda dapat menggunakan salah satu huruf (Mis. Laporan penjualan Barang Elektronik), atau menggunakan kedua huruf (Mis. Laporan penjualan Barang Elektronik di Bandung Utara), anda dapat menggunakan banyak identifiers pada satu data karyawan (max 26).

Kedua field/kolom dibawah ini bisa ditambahkan :
- First Name, bila anda perlu memisahkan nama depan dan nama keluarga
- Card ID, bila anda menggunakan nomor atau kode karyawan
Last Name dan Card ID pada data karyawan ini adalah conditional field, sehingga untuk dapat melakukan impor, MYOB mewajibkan salah satu field berisi data, atau proses impor akan tidak dapat berjalan.Daftar PelangganPada daftar pelanggan anda mempunyai conditonal fields yang sama dengan daftar karyawan, yaitu Co./Last Name dan Card ID, dan biasanya field Co./Last Name yang selalu berisi data. Struktur data yang biasa disiapkan adalah sbb:
- Card ID, Kode Pelanggan, bila diperlukan
- Co./Last Name, Nama perusahaan atau nama perseorangan, sebaiknya berformat Nama, PT. atau Nama, Toko
- Addr 1 Line 1, Alamat Pelanggan, baris 1
- Addr 1 Line 2,3,4, Alamat Pelanggan, baris 2,3,4 bila diperlukan
- City, State, Phone #1, Postcode, dll, adalah kelengkapan data lain yang bisa anda tambahkan bila diperlukan.

Seperti halnya pada data karyawan, anda dapat membuat filter pelaporan dan analisa melalui :
- Custom List 1 3, mis. Wilayah, Jenis Pelanggan, dll., sehingga anda dapat membuat Laporan penjualan, dll. per Wilayah, atau Analisa per Wilayah, dll.
- Identifiers, sama seperti pada data karyawan
- Salesperson, Nama salesman untuk pelanggan bersangkutan. Dengan adanya data ini anda dapat melakukan filtering pelaporan melalui nama salesman. Nama yang dimasukkan pada kolom ini harus sama persis dengan nama pada data karyawan, atau anda akan kehilangan link antara keduanya.
- Salesperson Card ID, digunakan sebagai subtitusi field Salesperson.
Untuk membantu pengendalian piutang beberapa field di bawah ini bisa anda gunakan :
- Term - Payment is Due, tipe perhitungan jatuh tempo, gunakan 2 untuk menggunakan tipe jumlah hari jatuh tempo dari tanggal penjualan.
- Balance Due Days, jumlah hari yang diberikan kepada pelanggan untuk pembayaran piutang.
- Credit Limit, memberikan nilai tertinggi saldo piutang yang diberikan kepada pelanggan. Pada saat pencatatan transaksi anda akan mendapat peringatan ketika saldo piutang pelanggan tersebut melebihi nilai Credit Limit.

Field lain yang diperlukan :
- Currency Code, bila anda menggunakan fitur multi currency, maka anda perlu mengisi kolom ini dengan kode mata uang pelanggan, bila kolom ini tidak disertakan, MYOB secara otomatis akan menggunakan kode mata uang lokal.

PERHATIAN !!!, bila pelanggan yang sama menggunakan dua mata uang yang berbeda, anda harus membuat dua data untuk pelanggan yang sama dengan pembedaan pada kode mata uang.

- Tax Code, masukkan kode pajak yang dikenakan kepada pelanggan
Volume Discount %, nilai pada kolom/field ini akan secara otomatis muncul sebagai potongan / discount harga pada saat
penjualan.

Sales/Purchase Layout, dengan menggunakan huruf I pada kolom ini anda akan memperoleh layout invoice penjualan Item / Barang, pada saat memilih nama pelanggan pada proses pencatatan penjualan, atau pilih huruf S untuk penjualan jasa.Daftar Supplier
Data Suppler/Vendor mempunyai struktur data yang hampir sama, antara lain dapat terdiri dari :
> Card ID
> Co./Last Name
> Addr 1 Line 1,2,3,4
> City, State, Phone #1, Postcode, dll
> Custom List 1 3
> Identifiers
> Term - Payment is Due
> Balance Due Days
> Credit Limit
> Currency Code
> Tax Code
> Volume Discount %
> Purchase Layout

Daftar Item
Pada data Item, Field yang harus disiapkan adalah :
- Item Number, Kode Barang terdiri dari 30 karakter, merupakan Key Field untuk data item/persediaan.
- Item Name, Nama singkat item yang terdiri dari maks. 30 karakter
- Buy, Isi kolom dengan huruf X untuk menandai item yang dibeli (biasanya bahan baku atau barang dagangan).
- Sell, Isi kolom dengan huruf X untuk menandai item yang dijual (biasanya barang jadi atau barang dagangan).
- Inventory, Isi kolom dengan huruf X untuk menandai item yang masuk dalam daftar persediaan (RM, WIP dan FG) .
- Asset Acct, Merupakan informasi perkiraan persediaan /inventory, sehingga pada saat pembelian perkiraan ini yang akan menampung nilai pembelian (diluar PPN) dan berkurang pada saat terjadi penjualan atau penggunaan barang pada proses produksi.
- Income Acct, Merupakan informasi perkiraan pendapatan/ penjualan yang akan terkredit sebesar nilai penjualan (diluar PPN) pada saat pencatatan penjualan.
- Expense/COS Acct, Merupakan informasi perkiraan harga pokok penjualan.
- Pada data Bahan Baku (RM) biasanya hanya kolom Buy dan Inventory yang ditandai. Dengan menandai kedua kolom ini anda harus menentukan perkiraan persediaan pada kolom Asset Acct.
- Pada data Barang Setengah Jadi (WIP) biasanya hanya kolom Inventory yang ditandai, dan anda harus menentukan perkiraan persediaan pada kolom Asset Acct.
- Pada data Barang Jadi (FG) biasanya hanya kolom Sell dan Inventory yang ditandai, dan anda harus menentukan perkiraan persediaan pada kolom Asset Acct, perkiraan pendapatan/penjualan pada kolom Income Acct, dan perkiraan

Harga Pokok Penjualan pada kolom Expense/COS Acct.
Bila anda ingin menampilkan keterangan item yang lebih lengkap dari pada nama item anda bisa menambahkan deskripsi item.
- Description, field yang dapat menampung deskripsi item sampai dengan 256 karakter (nama item hanya 30 karakter).
- Use Desc. On Sale, tandai dengan huruf X untuk menentukan uraian pada kolom deskripsi yang akan muncul (bukan nama item) pada baris keterangan faktur.
Seperti halnya pada data-data sebelumnya, anda dapat membuat filter pelaporan dan analisa melalui :
- Custom List 1 &ndash 3
Pada item yang mempunyai perbedaan besaran antara satuan beli dengan satuan persediaannya atau dengan satuan penggunaan pada produksi, kedua kolom di bawah ini secara otomatis akan melakukan konversi besaran tersebut.
- Buy Unit Measure, nama besaran pembelian (mis. Roll)
- # Items/Buy Unit, jumlah item per satuan pembelian (mis. 90 meter / roll), meter adalah satuan persediaan dan produksi.
Demikian pula bila besaran satuan persediaan atau produksi berbeda dengan satuan penjualan, anda memerlukan kedua kolom di bawah ini untuk melakukan hal yang sama.
- Selling Unit Measures
- # Items/Sell Unit
Hal lain yang anda dapat tambahkan pada data item / persediaan, antara lain :
- Tax Code (when bought/when sold), adalah kode pajak yang dikenakan pada saat pembelian dan penjualan (PPN/Non PPN).
- Minimum Level, informasi jumlah item terendah, dan MYOB akan memberikan peringatan bila jumlah item berada dibawah nilai ini.
- Selling Price, harga jual
- Price Level, level harga, anda bisa menetapkan 6 (enam) level harga yang berbeda untuk masing-masing item, yang kemudian dapat diterapkan kepada jenis pelanggan yang berbeda.
Persiapan data menggunakan Excel
- Buatlah masing-masing data sesuai dengan contoh di atas pada aplikasi MS Excel.
- Format seluruh kolom menjadi Text, melalui menu Format > Cells > pilih Category Text pada tab Number.
- Simpan sebagai Text File Tab Delimited, dengan menggunakan menu File > Save As dan pilih Text (Tab Delimited) (*.txt) pada pilihan Save as type.Dengan langkah sederhana ini, data anda siap untuk diimpor ke dalam file data MYOB.