Fungsi Internal Auditor

Fungsi Internal Auditor, Pengalaman Audit, dan Permasalahan yang Dihadapi

Hampir semua perusahaan besar menerapkan fungsi internal audit untuk melihat sejauh mana masing-masing bagian dalam perusahaan tersebut mematuhi kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan. Namun dalam prakteknya tidak jarang menjadi tumpul karena kesalah pemahaman, tidak saja oleh masing-masing bagian yang di audit tetapi juga internal auditornya sendiri yang tidak benar menafsirkan tanggung jawab yang sebenarnya. Lalu kondisi yang sering muncul adalah seorang internal auditor akan dimusuhi karena dianggap sebagai mata-mata. Tentu saja hal ini akan menyebabkan tujuan semula dibentuknyya fungsi internal Auditor tak tercapai.

Sebagai sebuah perusahaan yang telah lama mengembangkan sistem pengawasan internal, sebenarnya bagaimana idealnya kedudukan internal auditor (IA) dalam struktur organisasi agar ia dapat berfungsi secara optimal?. Devisi pengawasan internal ini berada di dalam Departemen Pembinaan dan Pengawasan Usaha yang secara langsung ada di bawah direksi. Selain divisi ini, ada dua divisi lain yaitu Divisi Pengembangan Manajemen dan Divisi Informasi Kompetitif.

Ada beberapa hal yang secara tegas digariskan oleh pihak manajemen yaitu: pertama Internal Auditor bukanlah Eksternal Auditor bagi anak perusahaan, kedua Internal Auditor bertugas untuk membantu direksi anak perusahaan, ketiga Internal Auditor tidak mempunyai kewenangan sedikitpun untuk menjalankan fungsi eksekutif. Jadi Internal Auditor adalah audit, sedangkan audit itu adalah sesudahnya (sesudah ada tindakan) dan bukanlah sebelumnya. Kemudian yang keempat adalah Internal Auditor bukanlah instansi yang mencari kesalahan tetapi sebagai instansi pembinaan. Artinya tidak dituntut untuk membeberkan berjuta kesalahan. Kalau biasanya Internal Auditor itu pemeriksa yang harus menemukan kesalahan, dan apabila tidak menemukannya seolah dia tidak bekerja, kondisi yang seperti inilah yang seharusnya dihindarkan. Kalau disini, bila seorang Internal Auditor dimusuhi berarti fungsi Internal Auditor belum bisa berjalan.

Tampaknya ada lebih mengarahkan Internal Auditor disamping menjalankan fungsinya sebagai pengawasan juga sekaligus sebagai mitra kerja bagi anak perusahaan dalam hal pembinaan. Agar tujuan tadi dapat tercapai mekanisme kerja yang harus tercipta dalam manajemen? Kalau ada temuan-temuan oleh Internal Auditor dalam pemeriksanya, maka temuan yang dikatakan tidak sesuai jalur tadi harus dilaporkan terlebih dahulu kepada direksi anak perusahaan yang bersangkutan. Yang jelas harus terima laporan setelah mereka terlebih dahulu menerimanya. Hal ini berkaitan dengan tujuan Internal Auditor sendiri untuk pembinaan di anak perusahaan yang bersangkutan, sehingga sampai sekarang tidak timbul kesan bahwa direksi anak perusahaan adalah mata-mata.
Malahan kalau ada temuan-temuan, untuk menghindari kesan tadi dituntut untuk bersikap bijaksana. Misalnya teguran-teguran kadang-kadang harus disampaikan secara tidak formil tapi cukup mencapai sasaran. Akan tercipta kondisi permusuhan bila setiap temuan kesalahan tadi dipakai sebagai dasar oleh direksi untuk marah-marah. Nah kalau sampai demikian, siapa lagi yang mau pakai Internal Auditor?

Pada dasarnya tidak semua laporan tersebut dibaca tapi ini dipakai case (kasus) bila pada laporan akhir tahun masalah ini muncul. Jadi apakah warning ini sudah diketahui jauh hari sebelumnya tapi belum diambil tindakan. Tentu ini sangat mempengaruhi Performance evaluationnya. Jadi sebenarnya temuan-temuan tadi bukan merupakan routine judgement. Dalam menjalankan fungsinya, Internal Auditor lebih diorientasikan keaspek keuangan atau manajemennya?

Sebagai mana fungsinya, ia melakukan financial audit terutama untuk kepentingan pelaporan kepada pihak-pihak luar perusahaan. Laporan keuangan dan juga harus disampaikan kepada komisaris, para pemegang saham, bank juga pajak. Disini penekanan akan lebih diberikan pada apakah laporan fairness. Nah yang menyangkut masalah ini adalah tentang kewajaran penyajian dan kewajaran nilai.

Namun dilain pihak kepentingan intern dalam hal financial ini akan berbeda, karenanya ia tidak tercakup dalam financial audit saja. Sehingga yang diharapkan dari Internal Auditor adalah financial audit management audit. Kalau demikian permasalahan akan menjadi kompleks. Mengingat masing-masing perusahaan memiliki karakteristik sendiri dan audit tidak saja aspek keuangan tetapi juga manajemen dan operasional.

Internal Audit tak perlu seorang akuntan, tapi cukup orang yang pernah mendapatkan pendidikan cukup baik, membaca dan mengimpretasikan laporan keuangan. Persyaratan untuk menjadi anggota team Internal Auditor adalah cukup lunak, asal bisa baca neraca dan memberikan analisa. Disamping itu juga kemampuan untuk mengerti sistem dan prosedur. Kita tidak terlalu mengharapakan seorang untuk bisa mengerti semua keahlian itu. Mereka tinggal mengikuti manual yang sudah ada dan kreativitasnya untuk mengembangkanny. Nah disini akan tampak kemampuannya untuk bisa menjadi eksekutif atau tidak.

Agar rekomendasi untuk perbaikan nantinya bisa workable, sebelum temuan diajukan ke direksi apakah IA perlu mendiskusiksn terrlebih dulu dengan direksi anak perusahaan ?
Diskusi yang dilakukan bukanlah merupakan diskusi rekomendasi tapi diskusi background dari kejadian itu. Rekomendasi yang diberikanpun tidak sampai menjawab masalah bagaimana tapi sebatas apa-apa saja.

Kalau tadi telah dijelaskan tentang mekanisme kerja yang harus diciptakan, sebagai kelanjutannya, apa kriteria dalam performance evalutian bagi seorang IA ?
Hal ini memang tidak mempunyai kriteria yang standarized seperti di organosasi barat barat dan belum menkaji benar-benar apakah kita perlu sampai ketingkat itu ini menyangkut masalah management style. Ternyata secara tak disadar sejak semula sudah terlanjur mengikuti pola Jepang, yaitu lebih banyak kepada tanggung jawab kelompok daripada individu. Hal ini yang membuat banyak hal yang kalau dikaji dari kacamata barat tidak ada. Tetapi selalu berusaha mengkaji melalui manajement Jepang sejauh mana hal itu dikembangkan disana.

Kita lebih banyak mengadakan pertemuan-pertemuan dalam rnagka menyebarkan nilai-nilai yang berlaku diperusahaan. Jadi untuk mengetahui kriteria apa sebenarnya untuk menjadi manajer yang baik akan terlihat dari pertemuan-pertemuan itu.
Dalam hal ini performance masih bernilai berdasarkan pengamatan. Dari pengamatan ini yang di lihat dari bagaimana partisipasi dirapat, logic dalam menanggapi suatu permasalahan. Jadi prestasi lebih di lihat secara kelompok dan karena individu sendiri merupakan anggota dari kelompok, maka individu bisa dipindahkan (promosi) kalau di dalam kelompok itu ia menunjukkan pretasi yang menonjol.

Apa faktor-faktor penghambat dan penunjang keberhasilan fungsi IA ini dalam prakteknya?
Penghambatnya, jelas masalah pengalaman, belum banyak orang yang berpengalaman untuk itu. Sedangkan keberhasilan dapat tercipta kalau Internal Auditor bisa menciptakan suasana bahwa dia itu bukanlah semata-mata, dia bukan jaksa yang mencari kesalahan, bukan pula polisi yang mengatur lalu lintas ini merupakan landasan kejiwaanya. Penyakit utama seorang Internal Auditor adalah dia mau menunjukkan prestasinya kalau dia bisa menderetkan kesalahan-kesalahan orang lain. Seharusnya kesalahan yang ditemukan untuk diperbaiki secara bersama-sama.

Selama ini sikap anak perusahaan bagaimana?
Sekarang ini bagi anak perusahaan yang membutuhkan jasa Internal Auditor saya tetapkan harus membayar. Dan ternyata mereka tetap meminta di audit. Itu setelah mereka merasakan manfaat Internal Auditor ini.
Kedudukan Internal Auditor dalam struktur organisasi perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain tentu saja tidak sama. Hal ini banyak tergantung kepada situasi dan kondisi perusahaan serta tujuan yang hendak dicapai dalam pembentukan bagian Internal Audit (departement Internal Audit)
Penempatan bagian internal audit secara jelas dalam struktur organsasi disertai dengan job description yang tegas pula akan membawa dampak positif dalam proses komunikasi antara internal auditor dengan pihak pemilik atau menejer. Namun sebaliknya penempatan yang tidak terarah dan jelas akan menghambat jalannya arus pelaporan dari internal auditor kepada pihak manajemen. Karenanya perlu ditentukan secara tegas kedudukan internal auditor ini.

Pada prinsipnya apa yang dilakukan oleh eksternal auditor dalam audit adalah sama dengan apa yang dilakukan oleh Internal Auditor dalam suatu perusahaan. Yang membedakan hanyalah kedudukannya. Internal Auditor berada dalam suatu wadah organisasi perusahaan yang harus tunduk terhadap peraturan, kebijaksanaan dan norma-norma yang dianut oleh manajemen. Namun dalam pelaksanaan tugasnya ia tetap independen terhadap bidang-bidang atau bagian-bagian lain yang di auditnya. Sedangkan dilain pihak seorang eksternal auditor dalam melaksanakan tugasnya harus bersikap bebas dan tidak memihak seperti dikehendaki dalam Standar Pemeriksaan Akuntan Publik (SPAP).

Selanjutnya hasil-hasil audit dari internal auditor harus ditunjang dengan informasi-informasi yang telah dianalisa, diinterpretasikan untuk kemudian didokumentasikan sehingga memberikan suatu dukungan yang kuat terhadap hasil internal audit. Hasil audit ini dilaporkan kepada manajemen dalam laporan audit sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh pihak pembacanya.

Tujuan internal audit adalah membantu semua anggota manajemen dengan memberikan saran-saran dan komentar-komentar, analisa dan penilaian mengenai kegiatan yang diperiksa. Pada akhirnya tujuan internal audit ini adalah membantu menyelesaikan masalah-masalah yang tengah dihadapi oleh organisasi perusahaan.

Dari gambaran di atas nampak bahwa ruang lingkup internal audit haruslah mencakup audit serta evaluasi terhadap kecukupan dan efektivitas sistem organisasi, sistem internal control, dan kualitas prestasi kerja manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Untuk mencapai hasil audit yang memuaskan, internal auditor haruslah membuat persiapan rencana dengan matang untuk setiap tugas audit yang akan dilakukan. Hal ini biasa dilaksanakan oleh eksternal auditor pada saat memeriksa pembukuan kliennya dengan membuat program pemeriksaan (Audit Program)

Sumber : Firman Syarif

1 Response to "Fungsi Internal Auditor"

yoga said...

Thanx info Internal Auditnya, salam kenal.

Followers